HEINISTAPAUS – HANKE, TAPAHTUMA 1 (24.5.)
Kalasta on moneksi – tapahtuman toteutusarvio ja palautteet
Seuraavassa esitetty tapahtuman toteuttajien (8 kpl) antaman arvion, arvontavastausten (197kpl) ja kerättyjen kävijäpalautteien (105 kpl) perusteella koottu kokonaisarvio tapahtumatoteutukselle.
Kokonaisarvio tapahtumalle (asteikolla 1-10) oli 8,5.
TOTEUTUS KOKONAISUUTENA
lunHanke pääsi alkamaan suunnitellun 1.3. sijaan vasta 20.3., joten tapahtumakokonaisuuden valmisteluun jäi aikaa todella vähän messujen ja koulutusten jälkeen. Alun perin tavoitteena oli saada kalateemaiseen tapahtumaan mukaan useampia kyliä eri puolilta , mutta tiiviin aikataulun vuoksi tämä ei lopulta ollut realistista. Kylien laajempi osallistuminen tapahtumakokonaisuuden yhteistoteutukseen toteutuu syksyn pyöräile ja ruokaile – teemassa. Kevättapahtuman osalta halukkaat toteuttajat olivat Kermantien yrittäjät- ryhmä (kirkonkylä), Kermanrannan satamassa toimiva Kermacotta ja Pappila Marjamäki. Kalateemaa muokattiin yritysten toivomaan suuntaan, ja tapahtuman luonne muuttui asiantuntija- ja kalastuspainotuksesta enemmän kaupalliseksi, kalaan linkittyvään ohjelmaan sidotuksi kokonaisuudeksi.
Ajankohtaa kritisoitiin vähän, enemmän kritiikkiä tuli markkinoinnista. Selkeästi keväälle kaivataan jotakin kesän avaus – henkistä tapahtumaa, mutta kokonaan uuden tapahtumaformaatin ja ajankohdan markkinointi on pystyttävä aloittamaan huomattavasti aiemmin. Yleisesti kaivattiin enemmän markkinameininkiä keskustaan tapahtuman aikana.
TOTEUTTAJAT JA MARKKINOINTI
Tapahtumassa satamaan tuli lapsille laituriongintaa (Urheilukalastajat), savukalan myyntiä (LC Heinävesi), Lohikeittolounas (Kermacotta) ja myyntipaikoilla olivat Eläkeliiton lettukahvila ja Soilen luomutila. Lapsille ohjelmaa tarjosivat 4H- yhdistys (tunnistuskilpailu) ja MLL (aarteenetsintä). Pelastuslaitoksen kalustoesittely ja HeiKara ry:n karaoke olivat myös ohjelmassa. Satamassa vieraili Kermacotan mukaan n. 400 vierasta, ja päivän tulokseen oli yrittäjä tyytyväinen. Lapsia onkipaikalla kävi kalaonnea kokeilemassa 18 kpl.
Kirkonkylässä kalateema oli esillä seuraavissa yrityksissä: Heinäveden Rauta ja Väri (ongintaa lapsille), Pizzeria Urkki (kalapitsaa), Satumainen kyläpuoti (muikunpaistoa ja kalateeman sisustusta) ja Kukka ja hautaus Keinänen (kalakukka äänestys). Yhteistapahtumaa olivat toteuttamassa myös Heinäveden jalkine, Aromaterapia Enni Leinonen, ravintola Heinäkissa, Kieppari Kikka ja Lounaskahvila Retnekka. Yhteisarvontaan osallistuivat edellisten lisäksi myös Hiuskasku, Piika-Pipa ja Kermacotta. Yrittäjät kokivat, että pääpaino tapahtumassa oli satamassa, ja kiinnostusta keskustan liikkeissä vierailuun oli vähän. Tapahtumamarkkinointia kritisoitiin palautteessa melko vahvasti.
Pappila Marjamäki toteutti Pietarin kalasaalis – tarinatuokiot ja pientä maisteltavaa kävijöille Pappilan miljöössä teemaan liittyvän juhlakattauksen avulla. Pappila oli tyytyväinen vieraiden määrään ja tapahtumaan yleisesti.
Tapahtuman käytännön toteutuksesta ja koordinoinnista sekä markkinoinnista vastasi pitkälti hankevastaava. Kirkonkylän tapahtuman kokoamisen toteutti Kermantien yrittäjät ja sataman osuuden Kermacotta. Markkinointiviestinnän (julistejako, opasteet ja julkaisut somessa) tukena oli Heinäveden koordinaattori Eeva Kulmala. Pappila toteutti oman osuutensa itsenäisesti.
Tapahtumaa markkinoitiin a) paikallislehden lehtimainoksella 1 viikko ennen tapahtumaa + digimainoksella koko viikon ajan ennen tapahtumaa, b) kohdennetulla FB- mainonnalla lähialueen ihmisille 1 viikon ajan kahdella eri mainoksella, c) eri paikkoihin kirkonkylässä ripustetuilla julisteilla, d) mainoksella kunnan diginäytössä (satama+ kirjasto), e) jakamalla mainoksia yritysten omissa somejulkaisuissa ja muissa kanavissa. Hankkeessa teetettiin uuden yhteistyösymbolin mukaiset opastekilvet ja hankittiin beach flag – huomiolippuja eri pisteisiin.,
KÄVIJÄHAASTATTELUT
Palautekysymyksessä pyydettiin antamaan arvosana asteikolla 1-10 tapahtuman kohderyhmälle, ajankohdalle, tapahtuman kalateemalle, markkinoinnille ja siihen, kuinka toteutus vastasi odotuksia. Lisäksi pyydettiin yleisarvosana tapahtumasta. Lomakkeita kerättiin 105kpl eri puolilla aluetta. Palautteen kerääjänä oli Palokuntanaiset.
Vapaissa vastauksissa korostui tiedottamisen tarve. Kokonaisuutena tapahtuma vastasi vastaajien odotuksia, ja ajankohta tälle oli ilmeisen onnistunut. Lapsille toivottiin enemmän tekemistä ja erityisesti vastaajat jäivät kaipaamaan markkinameininkiä torin ympäristöön. Kohderyhmänä lapset / lapsiperheet oli myös ilmeisen onnistunut, sillä kriittisiä palautteita tuli pääasiassa vanhemmalta väeltä.
Palautteiden yhteenvetona voinen todeta, että tulevaisuudessa olisi hyvä laatia tapahtumarunko ja koota toteuttajaryhmä (ryhmät) kevättapahtumalle jo syksyllä. Tiedottamista voidaan näin saada pidemmälle aikavälille. Lehtimainontaan panostettiin tavanomaista enemmän (1 x n. 400 eur mainos + viikon ajan digilehtimainos jatkoksi), mutta tästä ’puuttuvasta lehtimainonnasta’ tuli kuitenkin eniten kritiikkiä. Jos halutaan näkyvämpää lehtimainontaa, olisi hyvä koota osallistujilta omat maksulliset mainoslaatikot yhteiseen, isompaan mainokseen. Toteuttajapalautteen perusteella tälle voisi löytyä halukkuutta. Kun tapahtumarunko on valmis ajoissa, on se mahdollista saada mukaan myös kevään esitteisiin ja kuntalehteen sekä muihin materiaaleihin. Tällä kertaa se ei ollut mahdollista, koska hankepäätös tuli niin myöhään.
Vieraissa painopiste oli varttuneemmassa väessä, joten tähän ikäihmisille tiedottamiseen on syytä miettiä jotain suoraa menetelmää, esim. Eläkeliiton kerhojen tai muiden ikäihmisten kokoontumisten kautta esitteiden avulla. Mökkiläisiä oli tapahtumavieraina vielä vähän, eli kevään tapahtuma on vahvasti paikallisille painottuva. Ehkä mökkiläisiä voisi houkutella tienvarsille laitettavat, banderolli – tyyppiset mainokset muutama viikko ennen tapahtumaa. Tätäkään ei ollut nyt mahdollista toteuttaa tiukan aikataulun vuoksi, mutta kannattaa varmasti harkita tätä jatkossa. Lisäksi torille on tulossa tänä kesänä digitaalinen infonäyttö, jossa mainostamalla saadaan keskustassa liikkuville ihmisille tietoa nykyistä paremmin.
Lapsille suunnatut aktiviteetit ja erilaiset maistelut ym. kiinnostivat ihmisiä, lapsille toivottiin lisää erilaista tekemistä ja osallistumismahdollisuuksia. Suurin toive kuitenkin liittyi markkinameininkiin, jota toivottiin enemmän keskusta-alueelle. Joissakin palautteissa toivottiin suppeampaa tapahtuma-aluetta. Jatkossa ehkä onkin hyvä pohtia sataman ja keskustan tapahtumat toteutettavaksi eri aikaan, ja keskustassa kannattaa panostaa kaupalliseen tekemiseen, lapsille suunnattuihin aktiviteetteihin ja ehkä ’vanhan ajan’ markkinahumutunnelman luomiseen. Torille kaivattiin myyjiä, ja yleisesti enemmän ihmisiä keskusta-alueelle. Kannattaa varmasti pohtia, kuinka saataisiin torikauppiaita tällaiseen tapahtumapäivään? Kauppaliikkeisiin varmasti kannattaa myös jonkinlaisia houkuttimia pohtia, ja tiedottaa näistä omissa viestikanavissaan aktiivisesti useamman viikon aikana ennen tapahtumaa.
ARVONTAKUPONGIT
Arvontakuponkeja tapahtumaan osallistuneissa yrityksissä palautettiin yhteensä 197 kappaletta: keskustassa ja pappilassa (Keskusta) 165 kappaletta sekä satamassa 32 kappaletta. Vastausten perusteella ei ilmennyt selkeitä viitteitä siitä, että samat henkilöt olisivat systemaattisesti vastanneet useammassa pisteessä. Näin ollen tuloksia voidaan pitää varsin hyvin tilannetta kuvaavina.
Selkeästi enemmän ohjelmaa oli toivelistalla. Tämä hyvin on linjassa palautekyselyn kanssa, jossa toivottiin enemmän markkinameininkiä.
Satamassa näyttäisi olleen enemmän kesäasukkaita ja keski-ikäisiä paikalla, eäkeläisiä oli liikkeellä keskustassa enemmän. Alla ’kävijät’ kuvaavat keskustan kävijäprofiilia.
Mitään selkeää eroa nuorempien tai vanhempien mielipiteissä ei ollut havaittavissa, ei myöskään selkeää eroa mielipiteissä sataman, pappilan ja kirkonkylän keskustan kävijöiden välillä.
TOTEUTTAJIEN PALAUTE
Yleisesti palaute on positiivisen puolella, ja kaikki olisivat halukkaita toteuttamaan yhteistapahtumia myös jatkossa. Tapahtuman kokeminen onnistuneeksi vaihteli paljon, oletettavasti kävijämäärään voi tämän suhteuttaa. Rahaa markkinointiin käytti vain kaksi osallistujaa (150-250eur), mutta omia kontakteja käyttivät useimmat tapahtumasta viestimiseen (kerhot, omat somekanavat, paikkakunnan someryhmät).
Toteuttajien odotukset kävijämäärissä vaihtelivat kovasti, samoin toteutuneet kävijämäärät vaihtelivat 10 ja 400 välillä.
Vastausaikaa palautekyselyyn toteuttajilla on 2.6. saakka, joten alla olevaa vielä täydennetään annetun palautteen ja tulevan palautekeskustelun myötä.
YHTEENVETO
- Tapahtumalle toivotaan jatkoa, ja suunnittelu ensi kevään osalta on aloitettava hyvissä ajoin
- Ruokateema kiinnostaa, ja toiveita esitettiin paikallistuotteiden saatavuudesta (esim. tuore kala). Torille olisi toivottu myyjiä.
- Tapahtuman teema on mietittävä niin, että se yhdistää tiiviisti ja luonnollisesti kaikki toimijat. Joko yhden päivän tiivis paketti yhdessä paikassa, tai sama teema eri paikoissa eri päivinä.
- Lapsille suunnattu tapahtuma oli toivottu (kuntalaispalautteet ja kyselyt 2023-2024), ja palautteessa edelleen korostuu tarve toteuttaa lapsia ja lapsiperheitä kiinnostavia tapahtumia.
- Markkinointia on tehostettava esimerkiksi yhteisesti ostetulla, isolla mainoksella lehteen, ja tapahtumien luomisella sekä maakunnan, että paikkakunnan omiin tapahtumakalentereihin, kotisivuille ja somekanaviin kaikille osallistujille. Sovittava myös yhteismarkkinoinnin pelisäännöt -> kaikki sitoutuvat jakamaan omissa verkostoissaan.
- Kunnan rooli ei voi hankkeen päätyttyä olla tapahtuman päätuottaja (voi toimia tukena), joten tapahtumakoulutuksiin on hyvä saada sitoutettua tulevista tapahtumista vastaavat henkilöt tai ryhmät. Koulutuksissa on syytä rakentaa yhteinen toimintamalli, jossa tehtävät ja vastuut on selkeästi kuvattu.